Platforma SaaS: innowacyjne zarządzanie dokumentami
Zrozumienie potrzeb klienta
Klient zwrócił się do nas z jasno określonym celem: stworzenie platformy, która usprawni proces podpisywania i zarządzania dokumentami w jego organizacji. Potrzebowano systemu, który będzie nie tylko intuicyjny, ale również zgodny z rygorystycznymi przepisami RODO. Po wstępnych konsultacjach wypracowaliśmy koncepcję platformy SaaS, która pozwalałaby na automatyzację procesów dokumentacyjnych, od przygotowania dokumentów, przez ich podpisanie, aż po bezpieczne przechowywanie.
Proces tworzenia systemu
Tworzenie platformy rozpoczęliśmy od dokładnej analizy wymagań i procesów funkcjonujących w organizacji klienta. Skupiliśmy się na zapewnieniu elastyczności systemu, aby mógł być dostosowany do różnych scenariuszy użycia. Kluczową funkcją stała się możliwość tworzenia szablonów dokumentów oraz zintegrowana baza danych pozwalająca na szybkie uzupełnianie zmiennych takich jak imiona, nazwiska czy adresy.
Opracowaliśmy intuicyjny interfejs, który umożliwiał tworzenie i wysyłanie dokumentów do podpisu w zaledwie kilku krokach. Ponadto wdrożyliśmy aplikację mobilną, dzięki czemu odbiorcy mogli podpisywać dokumenty na dowolnym urządzeniu, niezależnie od miejsca.
Wdrożenie i korzyści dla klienta
Po zakończeniu etapu projektowania i testów, wdrożyliśmy system w organizacji klienta, zapewniając wsparcie na każdym etapie procesu. Kluczowym momentem było przeszkolenie zespołu klienta, dzięki czemu wszyscy pracownicy szybko przystosowali się do nowego narzędzia.
Platforma od razu przyniosła widoczne korzyści. Automatyzacja procesów pozwoliła na oszczędność czasu i minimalizację błędów przy przygotowywaniu dokumentów. Co więcej, możliwość podpisu elektronicznego znaczną miarą wpłynęła na wygodę odbiorców dokumentów, co przełożyło się na poprawę relacji z kontrahentami i klientami.
Długoterminowe efekty
Nasza platforma nie tylko spełniła oczekiwania klienta, ale też otworzyła nowe możliwości w obszarze zarządzania dokumentami. Użytkownicy systemu mają pełną kontrolę nad dostępem do dokumentów i ich archiwizacją zgodną z przepisami. Klient szczególnie docenił również elastyczność platformy, która pozwala na łatwe skalowanie wraz z rozwojem jego organizacji. Współpraca z nami zaowocowała systemem, który stał się fundamentem codziennych operacji dokumentacyjnych.
